英語でビジネス

内藤 由美子 氏

英語でのメール・履歴書(プロフィール)・広告・販促物・交渉術など、起業家・経営者にふさわしい英語コミュニケーションを身につけましょう。

お願い(依頼)メールの書き方


メールの内容は、 お礼・お詫び・依頼・確認が最も多いと思います。そこで、身内への軽い言い方から社外的な言い方まで、バリエーションをご紹介します。ここでは上手な「お 願い(依頼)」メールを作ってみましょう。

ライト級―日常業務でのちょっとしたお願い(依頼)

 

Paul,

I received the monthly figures for November.

Thank you for processing this so quickly.

However, I find there are a couple of numbers in doubt.

Please see the attached Excel file and double-check them.

Can I receive your reply by Monday 10:00?

Toru

 

[訳]

  11月の月次報告をありがとう。非常に早く処理してもらってありがとう。とはいえ、1-2箇所疑問に感じる数字がある。添付のエクセルを見て、再チェック してもらいたい。返答を月曜10時までに送ってもらえるだろうか。

 

[解説]

in doubt は「不確かな」「疑いのある」

Please see the attached ~「添付の~を参照し てください」

double-check 「再確認する」「もう一度チェックする」

いずれもビジ ネスメールに使える表現です。例文のように、「いつ」その仕事をしてもらいたいのか、きっちり明確にするのが基本のポイントです。

 

 

ミドル級―取引先への依頼

 

Watanabe-san:

Thank you for your time on Thursday. We had a very good meeting on our sales

promotion plan for XXXX. Although I said we would like to receive the 2nd stage

ideas by January 15, I now need them by January 10 instead.  I have just heard

that our manager is coming from LA on the 12th, and I would like to show him

your ideas. I am sorry for this short notice, but I would appreciate it if you

accept this change. Please confirm.

I may ask you to join the meeting; I will email you later.

Regards,

Monica

 

  [訳]

 木曜日はお時間頂きありがとうございました。弊社のXXXXの販売促進計画についてとても良いミーティングが出来ました。第2段階 の案を1月15日までに頂きたいと申し上げましたが、1月10日までに頂く必要が出てきました。弊社のマネージャーがLAより12日に到着するので、貴社 の案を見せたいのです。急なお願いで申し訳有りませんが、お願い出来ればと思います。ご確認ください。

なお、ミーティングにご参加を頂くこ とになるかもしれません。追ってメールさせて頂きます。宜しくお願いします。

 

 [解説]

 although  「~であるが」

 butばかり連発すると格好悪い英文になるので、although を使えるとGOODです

 instead 「代わりに」

 I have just heard that 「たった今~と聞いた」

 short notice 「急な通知」

 I would appreciate it if 「~だとありがたい」 appreciate は「感謝する」

 この文章は社外、それも堅苦しさの比較的少ない関係者への依頼の例です。例文のように、納期を前倒しす る、というシチュエーションは結構あるのではないでしょうか。相手に負担のかかる依頼ですが、このような場合は、相手が納得できる理由を述べるのがよいで しょう。

 

ヘビー級―キツイ依頼

 

Lawrence:

I’d like to remind you again: we still have not received the refund we were

told would be sent last month.  Could you talk with your accounting department

to get this taken care of?

Our fiscal year will end in two weeks, and I would like to have this sorted

out as quickly as possible.

Thanks for your cooperation on this matter.

Best regards,

Makoto

 

[訳]

  再度のご連絡になりますが、先月送っていただけるとご連絡頂いた返金をまだ頂いておりません。経理部門とお話頂き、対処して頂けませんでしょうか。弊社決 算は2週間後に迫り、早急に処理したいのです。本件へのご協力をお願い致します。

 

[解説]

remind 「思い出させる」

refund 「返金」この例は、チェック(小切手)を待っている

take care of 「面倒みる」ビジネスでは「対応する」位の意味

fiscal year 「決算上の1年」「年度」

sort out 「片付ける」「処理する」

 例文は、過去に依頼したことをやってもらえず、そろそろ「絶対やってもらいた い」とシビレが切れた状況です。海外とのコミュニケーションでは、このようなこともまま有りますね。たとえ相手に非があるとしても、いきなりキツイ言い回 しをするのは避けましょう。あくまでも、ビジネスライクに丁重さが必要です。

 また、特定個人を否定・批判するような言い方 もよほどのことが無い限り避けましょう。例文のように、他部署と連動してもらうような場合は、

Thanks for your cooperation on this matter.

と予め(まだ完了していないですが)感謝の意を表するのが通常です。

  先に感謝する、ということは、マイルドに相手にプレッシャーをかけることになります。